TIETOSUOJASELOSTE
LG Business House Oy
Tiivistelmä
Tässä selosteessa kuvataan, miten LG Business House Oy käsittelee henkilötietoja omassa toiminnassaan, verkkosivullaan ja asiakassuhteissaan. Kun käsittelemme asiakkaamme kirjanpito-, palkka- tai muuta taloushallintoaineistoa asiakkaan toimeksiannosta, asiakas on yleensä rekisterinpitäjä ja LG Business House Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan ohjeiden mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
2. Selosteen soveltamisala ja roolit
2.1 LG Business House Oy rekisterinpitäjänä
Olemme rekisterinpitäjä, kun päätämme itse henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja keinoista. Tämä koskee esimerkiksi asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöitä, sopimus- ja laskutustietoja, verkkosivun yhteydenottoja, uutiskirjeen vastaanottajia sekä lakisääteisiä asiakkaan tuntemistietoja.
2.2 LG Business House Oy henkilötietojen käsittelijänä
Taloushallintopalveluissa käsittelemme asiakkaidemme lukuun muun muassa asiakkaiden työntekijöiden, asiakkaiden omien asiakkaiden, toimittajien ja muiden liikekumppaneiden henkilötietoja. Näissä tilanteissa asiakas määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja toimii rekisterinpitäjänä. Käsittely perustuu toimeksiantosopimukseen, asiakkaan dokumentoituihin ohjeisiin ja tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiseen käsittelysopimukseen. Rekisteröityjen tulee yleensä osoittaa näitä tietoja koskevat pyynnöt kyseiselle asiakkaalle.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Sopimuksen tekeminen ja palvelujen tuottaminen: Asiakkuuden perustaminen, tarjous, sopimus, yhteydenpito, kirjanpito-, vero-, palkka- ja raportointipalvelut. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja sopimusta edeltävät toimet.
Laskutus ja saatavien hallinta: Laskutus, maksujen seuranta, muistutukset ja tarvittaessa perintä. Oikeusperuste: sopimus, oikeutettu etu ja lakisääteiset velvoitteet.
Lakisääteiset velvoitteet: Kirjanpito-, vero-, rahanpesun estämis-, pakote- ja viranomaisvelvoitteet. Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.
Asiakassuhteen hoitaminen ja toiminnan turvaaminen: Palvelun kehittäminen, laadunvarmistus, tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen. Oikeusperuste: oikeutettu etu.
Verkkosivun yhteydenottolomake: Viestiin vastaaminen, palvelupyynnön arviointi ja mahdollisen asiakassuhteen valmistelu. Oikeusperuste: rekisteröidyn pyytämät sopimusta edeltävät toimet tai oikeutettu etu vastata yhteydenottoihin.
Uutiskirje ja sähköinen markkinointi: Uutisten, palvelutietojen ja tarjousten lähettäminen niille, jotka ovat tilanneet viestit. Oikeusperuste: suostumus. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa jokaisen viestin peruutuslinkistä tai ottamalla meihin yhteyttä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Perus- ja yhteystiedot: Nimi, yritys, asema, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Yritys-, sopimus- ja asiakkuustiedot: Y-tunnus, toimiala, vastuuhenkilöt, palvelut, viestintä, tarjoukset, sopimukset, valtuutukset ja asiakaspalvelutiedot.
Laskutus- ja maksutiedot: Laskutustiedot, tilitapahtumat, maksut, saatavat ja perintätiedot.
Asiakkaan tuntemis- ja rahanpesulain mukaiset tiedot: Henkilöllisyyden todentamistiedot, tosiasialliset edunsaajat, poliittisesti vaikutusvaltaista henkilöä koskevat tiedot sekä riskinarviointiin tarvittavat tiedot.
Taloushallintoaineistoon sisältyvät tiedot asiakkaan lukuun käsiteltäessä: Työntekijä-, palkka-, vero-, pankki-, lasku-, toimittaja- ja asiakastiedot sekä mahdolliset erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot, jos ne ovat välttämättömiä esimerkiksi palkanlaskennassa.
Verkkosivun yhteydenottotiedot: Lomakkeelle kirjoitetut tiedot, viestin sisältö sekä lähetysajankohta. Sivustolla ei tämän selosteen päivityshetkellä käytetä käyttäjäseurantaan tarkoitettua analytiikkaa. Välttämättömiä teknisiä tietoja voi syntyä sivuston tietoturvallista toimintaa varten.
Markkinointitiedot: Sähköpostiosoite, suostumuksen antamis- ja peruuttamistiedot sekä lähetettyihin viesteihin liittyvät tekniset toimitustiedot.
5. Henkilötietojen lähteet
Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään, asiakasyritykseltä ja sen edustajilta, toimeksiannon yhteydessä toimitetusta aineistosta, kaupparekisteristä, yritys- ja edunsaajarekistereistä, luottotietopalveluista sekä muista lain sallimista julkisista lähteistä. Asiakkaan lukuun käsiteltävät tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta tai asiakkaan käyttämien järjestelmien kautta.
6. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Verohallinto, Tulorekisteri, kaupparekisteri sekä muut toimivaltaiset viranomaiset;
Eläke- ja vakuutusyhtiöt, pankit, tilintarkastajat ja muut toimeksiannon toteuttamiseen osallistuvat tahot;
Perintäpalvelut, kuten Intrum, jos saatava siirretään perittäväksi;
Taloushallinnon ja aineistonkäsittelyn palvelut, kuten Procountor tai Procountor Solo ja eTasku;
Sähköisen allekirjoituksen palvelu Finago Sign; sekä
Sähköposti-, verkkosivu-, tietotekniikka-, varmuuskopiointi- ja tietoturvapalvelujen tarjoajat.
Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimusten, salassapitovelvollisuuden ja tietosuojavaatimusten mukaisesti. Asiakkaan lukuun käytettäviin alikäsittelijöihin sovelletaan asiakkaan kanssa tehtyä käsittelysopimusta.
7. Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Pyrimme käyttämään palveluja, joissa tiedot käsitellään EU- tai ETA-alueella. Osa sähköposti-, pilvi-, tietoturva- tai tukipalvelujen tarjoajista voi kuitenkin käsitellä tietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirto perustuu Euroopan komission riittävyyspäätökseen, hyväksyttyihin vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun tietosuoja-asetuksen V luvun mukaiseen siirtoperusteeseen. Lisätietoja sovellettavasta siirtomekanismista voi pyytää yhteyshenkilöltä.
8. Säilytysajat
Yhteydenottolomakkeen viestit: Enintään kaksi vuotta asian käsittelyn päättymisestä, ellei viesti johda asiakassuhteeseen tai pidempi säilytys ole tarpeen oikeusvaateen vuoksi.
Uutiskirje- ja markkinointitiedot: Suostumuksen peruuttamiseen asti tai enintään 24 kuukautta viimeisestä osoitetusta aktiivisuudesta. Peruuttamistieto voidaan säilyttää sen varmistamiseksi, ettei viestejä lähetetä uudelleen.
LG Business House Oy:n omat asiakas-, sopimus-, laskutus- ja kirjanpitotiedot: Asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet, saatavat, vastuut tai oikeusvaateet edellyttävät. Yhtiön oman kirjanpidon tositteet ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sekä tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo vähintään kymmenen vuotta kirjanpitolaissa määritellystä ajankohdasta.
Asiakkaan toimeksiannosta käsitelty kirjanpito- ja palkka-aineisto: Aineisto palautetaan tai luovutetaan asiakkaalle toimeksiannon päättyessä. Tämän jälkeen aineisto ja sen jäljennökset poistetaan LG Business House Oy:n järjestelmistä ja hallusta asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja käsittelysopimuksen mukaisessa ajassa, ellei LG Business House Oy:llä ole tietyn aineiston säilyttämiseen omaa lakisääteistä velvollisuutta. Asiakas vastaa oman kirjanpitoaineistonsa lakisääteisestä säilyttämisestä. Erillisestä arkistointipalvelusta on sovittava kirjallisesti.
Asiakkaan tuntemistiedot: Rahanpesulain mukaisesti pääsääntöisesti viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai satunnaisen liiketoimen suorittamisesta.
Tietoja ei poisteta rekisteröidyn pyynnöstä, jos niiden säilyttäminen on edelleen välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
9. Tietoturva
Henkilötietoja suojataan tehtäväkohtaisilla käyttöoikeuksilla, vahvoilla salasanoilla ja mahdollisuuksien mukaan monivaiheisella tunnistautumisella, ajantasaisilla laitteilla ja ohjelmistoilla, varmuuskopioinnilla, salatulla tiedonsiirrolla sekä sopimus- ja salassapitovelvoitteilla. Paperiaineisto säilytetään valvotuissa tai lukituissa tiloissa. Käyttöoikeudet annetaan vain henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Sovellettavasta oikeusperusteesta ja tilanteesta riippuen rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa käsittelystä, tarkastaa tietonsa, vaatia virheellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, siirtää suostumuksen tai sopimuksen perusteella automaattisesti käsitellyt tiedot järjestelmästä toiseen sekä peruuttaa suostumus. Suoramarkkinointia voi vastustaa milloin tahansa.
Pyyntö lähetetään osoitteeseen info@accounting-businesshouse.fi. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Kun toimimme asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä, välitämme pyynnön rekisterinpitäjänä toimivalle asiakkaalle tai avustamme sitä pyynnön käsittelyssä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan lainvastaista. Lisätietoja ja sähköiset lomakkeet: tietosuoja.fi.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
LG Business House Oy ei tee rekisteröityihin kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia aiheuttavia päätöksiä yksinomaan automaattisen käsittelyn perusteella. Tietoja ei käytetä tällaiseen profilointiin.
12. Evästeet ja verkkosivun tekniset tiedot
Verkkosivulla voidaan käyttää vain sen toiminnan ja tietoturvan kannalta välttämättömiä teknisiä evästeitä tai vastaavia tekniikoita ilman erillistä suostumusta. Jos sivustolle myöhemmin lisätään analytiikkaa, käyttäjäseurantaa tai markkinointievästeitä, ne otetaan käyttöön vasta käyttäjän suostumuksella ja tätä selostetta sekä mahdollista evästebanneria päivitetään ennen käyttöönottoa.
13. Selosteen muutokset
Selostetta päivitetään, kun henkilötietojen käsittely, käytetyt palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat olennaisesti. Ajantasainen versio pidetään saatavilla osoitteessa www.accounting-businesshouse.fi. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan tarvittaessa myös suoraan rekisteröidyille.
